Abrir un negocio: todo lo que Hacienda te va a exigir

Esta guía recoge, en el orden en que hacen falta, las obligaciones que el Departamento de Hacienda impone al establecer un negocio en Puerto Rico. No sustituye las guías separadas de este sitio sobre el Registro de Comerciante ni sobre el registro patronal ante el Departamento del Trabajo: esas son piezas del mismo rompecabezas y cada una tiene su propio trámite. Lo que aquí se junta es lo que le toca a Hacienda, incluida la parte que casi nunca se explica antes de que llegue la primera factura de un contratista: la retención en el origen sobre pagos por servicios prestados, y el calendario de las planillas y declaraciones informativas que la acompañan.

Aplica a quien establece un negocio en Puerto Rico. Algunas piezas dependen de lo que haga el negocio. El registro patronal aplica si vas a tener empleados. El Registro de Comerciantes para fines del IVU aplica a comerciantes. El registro en el Programa de Supervisión Fiscal del IVU es obligatorio una vez recibes el Certificado de Registro de Comerciante, salvo que estés registrado como negocio temporero o exhibidor. El Certificado de Revendedor es para el comerciante inscrito que se dedica a la venta de artículos o mercancías. El Certificado de Exención para plantas manufactureras acredita el derecho a la exención del pago de IVU en la compra de materia prima, maquinaria y equipo utilizado en el proceso de manufactura. Y la retención del 7% aplica, en general, a todo pago efectuado por una persona natural o jurídica dedicada a industria o negocio o a la producción de ingresos en Puerto Rico, a una corporación, sociedad o individuo, por servicios prestados en Puerto Rico.

• Obtener el número de identificación patronal ante el IRS con el Formulario SS-4PR, y luego completar el Formulario Modelo SC 4809 de Hacienda para crear el récord de patrono.Verificado con la fuente oficial
• Inscribirse en el Registro de Comerciantes electrónicamente a través de SURI.Verificado con la fuente oficial
• Registrarse en el Programa de Supervisión Fiscal del IVU llamando al 787-200-7900 opción 4, una vez recibido el Certificado de Registro de Comerciante; no aplica a negocios temporeros ni exhibidores.Verificado con la fuente oficial
• Retener contribución sobre ingresos de cada nómina y pedir a cada empleado el Formulario 499 R-4, Certificado de Exención para la Retención.Verificado con la fuente oficial
• Retener en el origen sobre pagos por servicios prestados en Puerto Rico y depositarlo con el Formulario 480.9A. Hacienda publica 7% en esta página y 10% en la de Retención en Servicios Prestados.Verificado con la fuente oficial

• Formulario SS-4PR del IRS: Solicitud de Número de Identificación Patronal.
• Formulario Modelo SC 4809: Informe de Número de Identificación Patronal — Organizaciones (Patronos).
• Formulario 499 R-4: Certificado de Exención para la Retención, completado por cada empleado.
• Formulario 499 R1B: planilla trimestral de retención.
• Formulario 480.9A para depositar y pagar la retención del 7% sobre servicios.
• Declaraciones Informativas 480.6A (ingresos no sujetos a retención) o 480.6B (ingresos sujetos a retención).
• Formulario 480.5, Resumen de las Declaraciones Informativas, y Formulario 480.6B.1, Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención.
• Formulario Modelo SC 2764 si te acoges al Sistema de Transferencia Electrónica para los pagos de retención.

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   Paso 1: Saca el número patronal en el IRS, no en Hacienda

   El registro como patrono se hace a través del Servicio de Rentas Internas Federal usando una de estas opciones: por internet en www.irs.gov, por teléfono al 1-800-829-4933, o por fax o por correo. El formulario es el SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal. Mucha gente pierde tiempo buscando este trámite en Hacienda; el número lo asigna el IRS.

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   Paso 2: Y después informa ese número a Hacienda

   Obtenido el número, hay que completar el Formulario Modelo SC 4809, Informe de Número de Identificación Patronal — Organizaciones (Patronos), que provee el Departamento de Hacienda, y entregarlo indicando el número que asignó el IRS y toda la información requerida. De esta manera se crea el récord de patrono en Hacienda. Sin ese paso, el IRS te conoce pero Hacienda no.

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   Paso 3: Inscríbete en el Registro de Comerciantes por SURI

   El Registro de Comerciantes para fines del Impuesto de Venta y Uso se hace electrónicamente a través de SURI. Hacienda advierte además que, como parte de la transición a SURI, los Certificados de Registro de Comerciantes emitidos conforme a la Sección 4060.01 del Código de Rentas Internas de 2011 debían ser actualizados y se emitieron nuevos certificados a través de SURI con nuevas características. Este sitio tiene una guía dedicada al Registro de Comerciante con el detalle del trámite.

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   Paso 4: Llama al Programa de Supervisión Fiscal del IVU

   Una vez recibas el Certificado de Registro de Comerciante, tienes la obligación de registrarte para fines del programa de fiscalización del Programa de Supervisión Fiscal del IVU llamando al 787-200-7900, opción 4. Esto no aplica a los comerciantes registrados como negocios temporeros o exhibidores. Hay que contestar un cuestionario para determinar si te aplica la instalación y utilización de un terminal fiscal de IVU.

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   Paso 5: Si revendes o manufacturas, pide tu certificado

   El Certificado de Revendedor es el documento que emite el Secretario a un comerciante inscrito en el Registro de Comerciantes, y acredita que el comerciante se dedica a la venta de artículos o mercancías. El Certificado de Exención para plantas manufactureras acredita que el comerciante es una planta manufacturera con derecho a la exención del pago de IVU en la compra de materia prima, maquinaria y equipo utilizado en el proceso de manufactura. Ambas solicitudes se hacen electrónicamente a través de SURI.

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   Paso 6: Si tienes empleados, retén desde la primera nómina

   En cada período de nómina el patrono tiene la obligación de descontar una parte del total del salario que le pagará al empleado durante el año contributivo, por concepto de contribución sobre ingresos. Para determinar cuánto retener, hay que pedirle a cada empleado que complete el Formulario 499 R-4, Certificado de Exención para la Retención. Los métodos de retención están en el Manual para Patronos: Retención en el origen de la Contribución sobre Ingresos en el caso de salarios, que Hacienda publica en su página.

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   Paso 7: Paga y radica lo de nómina en sus cuatro fechas

   Los pagos de la retención se pueden hacer a través de la Colecturía Virtual, o acogiéndose al Sistema de Transferencia Electrónica completando el Formulario Modelo SC 2764. La planilla trimestral es el Formulario 499 R1B y se radica electrónicamente no más tarde del 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero de cada año natural. Y los comprobantes de retención se radican electrónicamente en o antes del 31 de enero del siguiente año natural, y hay que entregárselos a los empleados no más tarde de esa misma fecha.

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   Paso 8: La del 7%: la que nadie sabe hasta que llega la factura

   En general, todo pago efectuado por una persona natural o jurídica dedicada a industria o negocio o para la producción de ingresos en Puerto Rico, a una corporación, sociedad o individuo por servicios prestados en Puerto Rico, estará sujeto a una retención en el origen. Es decir: si le pagas a un contratista, a un consultor, a un diseñador o a un plomero por servicios prestados aquí, en general no le entregas el 100% de la factura, retienes y depositas. Sobre el por ciento hay que decir las dos cosas que dice Hacienda: esta página lo fija en 7%, y la página de Retención en Servicios Prestados, dentro de Patronos y Agentes Retenedores, habla del 10%. Las dos están vigentes; confirma cuál te aplica antes de retener. Las cantidades retenidas se pagan o depositan no más tarde del décimo día del mes siguiente al cierre del mes natural en el cual la contribución fue deducida y retenida, con el Formulario 480.9A.

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   Paso 9: Y en febrero, las informativas

   Hay que radicar electrónicamente las Declaraciones Informativas 480.6A, para ingresos no sujetos a retención, o 480.6B, para ingresos sujetos a retención, en o antes del 28 de febrero del siguiente año natural, y entregarlas a las personas a las cuales se les hizo pagos por concepto de servicios prestados no más tarde de esa fecha. También hay que radicar electrónicamente un Resumen de las Declaraciones Informativas, Formulario 480.5, y un Estado de Reconciliación Anual de Ingresos Sujetos a Retención, Formulario 480.6B.1, no más tarde del 28 de febrero.

El número patronal se solicita al IRS: www.irs.gov, 1-800-829-4933, o por fax o correo con el Formulario SS-4PR. El Formulario SC 4809 se entrega en el Departamento de Hacienda. El Registro de Comerciantes, el Certificado de Revendedor y el Certificado de Exención para plantas manufactureras se solicitan por SURI. El Programa de Supervisión Fiscal del IVU atiende en el 787-200-7900, opción 4. Los pagos de retención se hacen por la Colecturía Virtual o por el Sistema de Transferencia Electrónica con el Formulario SC 2764.

• Pagar el 100% de la factura de un contratista sin retener nada por servicios prestados.
• Depositar la retención tarde: vence el décimo día del mes siguiente, con el Formulario 480.9A.
• Buscar el número patronal en Hacienda: lo asigna el IRS con el Formulario SS-4PR.
• Obtener el número del IRS y no informarlo a Hacienda con el Formulario SC 4809.
• No llamar al 787-200-7900 opción 4 tras recibir el Certificado de Registro de Comerciante.
• Olvidar las cuatro fechas de la 499 R1B: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero.
• Radicar las informativas 480.6A o 480.6B pero no entregarlas a las personas a quienes se les pagó.
• Olvidar el Resumen 480.5 y la Reconciliación 480.6B.1, que también vencen el 28 de febrero.
• Ser revendedor y no solicitar el Certificado de Revendedor por SURI.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento de Hacienda de Puerto Rico

  Hacienda

  hacienda.pr.gov