Número patronal, planilla trimestral y reporte de empleados nuevos

El Portal de Servicios a Patronos permite realizar transacciones electrónicas directamente con el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos sin desplazarse a sus oficinas centrales. Los servicios en línea que el DTRH lista son: solicitar el Número Patronal para el programa de Seguro por Desempleo y el Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal (Registro Patronal); declarar salarios; informar cambios en la condición de patrono; radicar planillas contributivas trimestrales; pagar planillas contributivas en línea; informar nuevos empleados; y radicar la planilla trimestral «Remote Tax». Cualquier patrono nuevo puede inscribirse directamente para obtener su número patronal y cumplir con sus pagos de desempleo e incapacidad; los patronos ya existentes en el sistema contributivo del Departamento —alrededor de 70,000— se registran automáticamente y reciben por carta la información de acceso.

Todo patrono que emplee en Puerto Rico. Los patronos nuevos se inscriben directamente en el portal para obtener el número patronal. Los que ya existen en el sistema contributivo del Departamento se auto-registran: el DTRH emite una serie de cartas donde los pre-registra en el nuevo sistema contributivo patronal y les envía su usuario y contraseña. Una vez el patrono tiene su número de registro y contraseña puede realizar todas las funciones de radicación y pago.

• Obtener el Número Patronal para el Seguro por Desempleo y el Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal, mediante el Registro Patronal del portal.Verificado con la fuente oficial
• Presentar cada trimestre del año calendario la planilla de declaración trimestral de los salarios pagados a cada empleado, detallando cuántos empleados trabajaron durante los últimos tres meses y qué salarios recibieron.Verificado con la fuente oficial
• Informar los empleados nuevos, a tiempo completo o parcial. La página del DTRH publica dos plazos distintos para esto: su propio texto dice dentro de los primeros 19 días de la contratación, y el párrafo sobre la ley federal PRWORA dice en o antes de 20 días.Verificado con la fuente oficial

Información pendiente de verificación.

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   Paso 1: Saca el número patronal

   Cualquier patrono nuevo puede inscribirse directamente en el Portal de Servicios a Patronos para obtener su número patronal y así cumplir con sus pagos de Seguro por Desempleo e Incapacidad (SINOT). El registro se hace por web y, una vez completado, el DTRH envía por correo electrónico la confirmación del registro. Si tu empresa ya existía en el sistema contributivo del Departamento, no hace falta: los aproximadamente 70,000 patronos ya registrados se auto-registran, y el DTRH les envía cartas con el usuario y la contraseña.

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   Paso 2: Carga los salarios del trimestre

   El DTRH ofrece cuatro mecanismos y conviene escoger bien. Entrada manual e individual de cada empleado, con seguro social, nombre y cantidad pagada en el trimestre. Cálculo automático de los salarios tributables basado en los topes. Carga de salarios en un formato pre-establecido, importando un archivo. O traer los empleados de un trimestre anterior con sus salarios en cero; el propio Departamento dice que esta suele ser la opción más utilizada, porque en general la nómina no varía tanto de un trimestre a otro en cantidad de empleados.

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   Paso 3: Ten claros los topes: $7,000 y $9,000

   El cálculo automático de salarios tributables se hace contra dos límites por año calendario: $7,000 para desempleo y $9,000 para SINOT. Son cifras distintas y por empleado, así que si haces el cálculo a mano es fácil equivocarse aplicando el mismo tope a las dos partidas.

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   Paso 4: Radica y paga la planilla trimestral

   Para cada trimestre del año calendario los patronos están obligados a presentar la planilla de declaración trimestral de salarios pagados a cada empleado, detallando cuántos empleados trabajaron durante los últimos tres meses y qué salarios recibieron, para calcular la contribución del trimestre. Se aplica la tasa contributiva del año calendario en curso sobre tres partidas: Desempleo, SINOT y Aportación Especial. El pago se hace en línea por cheque (ACH) sobre conexión segura; al completarse se provee un comprobante y se envía un correo electrónico con la confirmación. El portal mantiene un historial de todas las actividades del patrono.

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   Paso 5: Informa cada empleado nuevo: 19 o 20 días

   Aquí el DTRH se contradice en la misma página, así que te damos las dos versiones. Su propio texto dice que todos los patronos de Puerto Rico están obligados a informar sus nuevos empleados dentro de los primeros 19 días de su contratación, a tiempo completo o parcial. El párrafo siguiente, sobre la ley federal PRWORA de 1996, dice que es mandatorio proveer los datos del nuevo empleado al directorio local del estado donde se contrata y recontrata, a tiempo completo o parcial, en o antes de 20 días de haber sido contratado. Nada en la página reconcilia las dos cifras. Trabaja con la más corta, 19 días: es la única que cumple bajo cualquiera de las dos lecturas.

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   Paso 6: Por qué existe el New Hires

   Vale saber para qué es, porque explica por qué el plazo se toma en serio. A nivel federal, el Congreso aprobó en 1996 la Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act como parte de la reforma de beneficencia social, que obliga a las jurisdicciones de Estados Unidos a proveer un registro local de nuevos empleados. A nivel local, la Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores —ASUME, Ley 5 del 30 de diciembre de 1986, según enmendada— obliga a los patronos de Puerto Rico a proveer la información de toda persona empleada o reempleada. El proceso se hacía por fax; ahora también se puede hacer directamente por el portal, donde además puedes imprimir el formulario y ver tu historial de contratación.

Por el Portal de Servicios a Patronos del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, que el DTRH enlaza desde su página de Servicio Contributivo. Cada patrono tiene una cuenta master desde la que puede crear usuarios individuales con permisos para entrada de datos y para pagos trimestrales.

• Abrir un negocio con empleados y no sacar el número patronal del DTRH, creyendo que basta con Hacienda y Estado.
• Crear una cuenta nueva cuando la empresa ya estaba en el sistema contributivo y solo hacía falta la carta con el usuario.
• Aplicar el mismo tope de salario tributable a las dos partidas: son $7,000 para desempleo y $9,000 para SINOT.
• Olvidar que la planilla es trimestral y hay que radicarla cada trimestre del año calendario.
• Dejar el New Hires para después del mes: el plazo más corto que publica la página es de 19 días.
• No informar a los empleados a tiempo parcial: la obligación cubre tiempo completo y parcial.
• Entrar la nómina a mano cada trimestre cuando se puede traer la del trimestre anterior o importar un archivo.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH)

  Departamento del Trabajo

  www.trabajo.pr.gov