Tu expediente del Fondo: quién lo ve

Es el Artículo 35 de la Ley 45-1935: la regla de confidencialidad de los informes del Fondo y de la Comisión Industrial, el derecho del lesionado y su abogado a inspeccionar su propio caso, y las reglas de cierre, citación por edicto y destrucción de expedientes.

La confidencialidad cubre los informes adquiridos en virtud de esta ley por la Comisión Industrial, por el Administrador del Fondo del Seguro del Estado o por un funcionario o empleado al que se le haya encomendado el cumplimiento de algún deber bajo esta ley, cuando la Comisión o el Administrador así lo resuelvan. El derecho de inspección lo tiene «la parte interesada o su abogado», y es sobre los informes y demás documentos relacionados con su caso.

• Para inspeccionar: ser la parte interesada o su abogado, y que se trate de los informes y demás documentos relacionados con su propio caso.Verificado con la fuente oficial
• Para que los informes sean privados: que la Comisión Industrial o el Administrador del Fondo del Seguro del Estado así lo resuelvan. La ley condiciona la privacidad a esa determinación.Verificado con la fuente oficial

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   Paso 1: Los informes son privados cuando se resuelve que lo son

   El Artículo 35 abre con una condición que conviene leer despacio. «Los informes adquiridos en virtud de las disposiciones de esta Ley por la Comisión Industrial, por el Administrador del Fondo del Seguro del Estado o por un funcionario o empleado al cual se hubiere recomendado el cumplimiento de algún deber de acuerdo con esta Ley serán considerados de carácter privado, cuando así lo resuelva la Comisión Industrial o el Administrador del Fondo del Seguro del Estado». La privacidad no es automática por el texto de la ley: depende de que la Comisión o el Administrador así lo resuelvan.

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   Paso 2: Revelarlos es delito menos grave

   La sanción está en la misma oración y recae sobre quien está adentro, no sobre terceros. «Cualquier funcionario o empleado que revelare dicho[s] informe[s], excepto por mandato de autoridad competente, será culpable de delito menos grave y, convicto que fuere, estará sujeto a una pena de multa no mayor de quinientos (500) dólares o cárcel no mayor de seis (6) meses». La excepción —«por mandato de autoridad competente»— es la que permite que un tribunal ordene la entrega.

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   Paso 3: Pero tú sí puedes ver tu caso

   El segundo párrafo del artículo es corto y es el que hay que citar cuando en ventanilla dicen que el expediente es confidencial. «Nada de lo contenido en este Artículo se entenderá que prohíbe la inspección por la parte interesada o por su abogado de los informes y demás documentos relacionados con su caso». La confidencialidad del primer párrafo protege el expediente frente a terceros; no lo protege frente a ti.

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   Paso 4: Cinco años y se pueden destruir las apelaciones

   El artículo autoriza a la Comisión Industrial «para destruir, periódicamente, todos aquellos expedientes de apelaciones que tengan cinco (5) o más años de haber sido definitivamente cerrados a través de la resolución final de la Comisión Industrial». El reloj corre desde el cierre definitivo por resolución final, no desde la fecha del accidente ni desde la radicación. Si necesitas copia de un expediente de apelación viejo, ese plazo es la razón para no dejarlo para después.

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   Paso 5: Si no te encuentran: el edicto

   La ley resuelve el caso del expediente que no puede avanzar porque no aparece la parte. Si señalado un caso para vista pública la parte o partes interesadas no comparecieren por no haber sido posible localizarla, «la Comisión Industrial hará una citación a través de un edicto una vez por semana, durante dos semanas consecutivas, que se publicará en uno de los periódicos de mayor circulación en el Estado Libre Asociado». Es decir: una publicación semanal, dos semanas seguidas, en un periódico de circulación grande. Por eso importa tener la dirección al día en el expediente.

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   Paso 6: Sesenta días para comparecer, o el caso se cierra

   La consecuencia de no responder al edicto está en la misma oración: «si a pesar de esto, la parte o partes no comparecieren dentro de un plazo de sesenta (60) días, la Comisión Industrial queda facultada y autorizada para cerrar dicho caso definitivamente y proceder a su destrucción oportunamente, tal como se dispone por esta Ley». Cierre definitivo y, después, destrucción.

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   Paso 7: Tres años desde el cierre definitivo

   El artículo cierra con la regla general de cierre, que repite la que ya aparece en el Artículo 3(a). «Observando lo dispuesto en otras leyes concernientes a la conservación y preservación de documentos, se entenderá que quedarán cerrados para todos los efectos legales todos los casos de accidentes del trabajo y enfermedades ocupacionales una vez transcurridos tres (3) años desde el cierre definitivo del mismo». Tres años desde el cierre definitivo, y entonces el caso queda cerrado para todos los efectos legales.

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   Paso 8: Y las nueve condiciones que no cierran

   La excepción es la que salva los casos de enfermedades lentas. «Se exceptuarán de lo anterior aquellas lesiones o condiciones cuyos efectos pueden producirse transcurridos un lapso mayor, según se menciona en el Artículo 3 (a) de esta ley». Ese Artículo 3(a) enumera nueve: cito tóxicos —así aparece en el texto—, exposición a asbesto, a mercurio, a plomo, a cadmio, a radium, SIDA, hepatitis C y exposición a berilio, evaluadas de acuerdo a los protocolos médicos establecidos. Las publicamos en la guía sobre las dietas y la incapacidad transitoria.

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   Paso 9: Nadie de adentro puede representarte

   Vale conocer una regla vecina, el Artículo 34, porque explica por qué nadie de la agencia puede llevarte el caso. «Ningún miembro de la Comisión Industrial ni ningún funcionario, empleado o agente, al servicio de la Comisión Industrial o del Administrador del Fondo del Estado representará a ninguna persona, ni estará en modo alguno interesado en ninguna gestión, reclamación o asunto que sea de la competencia del Administrador del Fondo del Estado o de la Comisión Industrial». La sanción es «destitución e inhabilitación permanente para servir en cualquiera de las dependencias del servicio de compensaciones a obreros», y la prohibición no cubre los actos puramente oficiales que se realicen por virtud del cargo.

La inspección se pide donde esté el expediente: en el Fondo del Seguro del Estado si el caso está ante el Administrador, o en la Comisión Industrial de Puerto Rico si está en apelación. La ley reconoce el derecho pero no nombra formulario, oficina ni plazo de respuesta, y nosotros no leímos ninguno, así que aquí no los inventamos: lo que sí puedes llevar es la cita del segundo párrafo del Artículo 35. La citación por edicto la hace la Comisión Industrial en un periódico de mayor circulación en Puerto Rico.

• Aceptar que te nieguen tu propio expediente por confidencial: el segundo párrafo del Artículo 35 dice que nada de ese artículo prohíbe la inspección por la parte interesada o su abogado.
• Creer que la confidencialidad cubre a tu abogado: la ley lo nombra expresamente junto a la parte interesada.
• Suponer que el expediente es privado por el solo texto de la ley: el artículo lo condiciona a que la Comisión Industrial o el Administrador así lo resuelvan.
• Pensar que nadie puede acceder nunca: la ley exceptúa la revelación hecha «por mandato de autoridad competente».
• Dejar para después la copia de un expediente de apelación viejo: la Comisión Industrial puede destruir los cerrados definitivamente hace cinco años o más.
• No mantener la dirección al día en el expediente: si no te localizan, la citación se hace por edicto en el periódico.
• Ignorar un edicto: si no compareces dentro de sesenta días, la Comisión puede cerrar el caso definitivamente y destruirlo.
• Contar los tres años desde el accidente: se cuentan desde el cierre definitivo del caso.
• Dar por cerrado un caso de asbesto, plomo, mercurio, cadmio, radium, SIDA o hepatitis C: son de las condiciones que el Artículo 3(a) exceptúa por su efecto retardado.
• Pedirle a un empleado del Fondo o de la Comisión que te lleve el caso: el Artículo 34 se lo prohíbe bajo pena de destitución e inhabilitación permanente.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Comisión Industrial de Puerto Rico (CIPR)

  Comisión Industrial

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