Cinco trámites que puedes hacer ante notario en vez del tribunal

Es la ley que amplía la competencia notarial a procedimientos de jurisdicción voluntaria —asuntos donde no hay pleito entre partes— que hasta 1999 solo se ventilaban en los tribunales (4 L.P.R.A. §§ 2155-2166). Su propósito, según la exposición de motivos, fue aliviar la carga de trabajo de la Rama Judicial para dedicar el tiempo de los jueces a asuntos contenciosos y de derecho penal, y a la vez acercar a la ciudadanía una serie de procedimientos que le son de mucha importancia para atender situaciones de su vida diaria. La competencia puede ser ejercida por cualquier persona admitida por el Tribunal Supremo de Puerto Rico al ejercicio de la profesión de abogado y notario.

Cualquier persona legitimada para iniciar uno de los cinco procedimientos que la ley enumera. El trámite ante sede notarial se inicia mediante requerimiento por quien esté legitimado para ello, y toda manifestación que le hagas al notario que sea esencial para la tramitación del asunto deberá ser hecha bajo juramento.

• Que el asunto sea uno de los cinco que la ley enumera: declaratoria de herederos, testamento ológrafo, ausencia simple, perpetuar hechos bajo la Regla 42.2, o corrección de actas del Registro Demográfico y cambio de nombre o apellidos.Verificado con la fuente oficial
• Que no haya controversia: si surge oposición fundamentada del Ministerio Público, o controversia entre quienes demuestren interés legítimo, el notario cesa el trámite.Verificado con la fuente oficial
• Acudir a una persona admitida por el Tribunal Supremo al ejercicio de la profesión de abogado y notario.Verificado con la fuente oficial

• La documentación que el caso requiera: puede aportarla quien requiere la actuación del notario u obtenerla el propio notario.
• El acuerdo escrito de honorarios notariales: la ley exige que el notario y el requirente los pacten por escrito.

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   Paso 1: Comprueba que tu asunto está en la lista de cinco

   El Artículo 2 los enumera y no admite más: (1) procedimientos de testamentaría y abintestato, o sea la declaratoria de herederos; (2) la adveración y protocolización de testamento ológrafo; (3) la declaración de ausencia simple; (4) los procedimientos bajo la Regla 42.2 de Procedimiento Civil para perpetuar hechos en que no esté planteada una controversia y no puedan resultar en perjuicio de persona cierta y determinada, ni se pretenda utilizar para conferir una identidad a una persona; y (5) los procedimientos para corrección de actas que obren en el Registro Demográfico y los cambios de nombres y apellidos. Fuera de esa lista, y de los asuntos que otras leyes ya le atribuían al notario, el foro sigue siendo el tribunal.

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   Paso 2: Escoge tú: la competencia es concurrente

   El Artículo 3 lo dice sin rodeos: la competencia en sede notarial en estos asuntos será concurrente con la ejercida por los Tribunales, y el peticionario tendrá la opción de presentar el asunto ante el notario o ante el Tribunal, según lo estime conveniente. Nadie te obliga a una vía. Lo que cambia entre una y otra son los costos, los plazos y el efecto del resultado.

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   Paso 3: Pacta los honorarios por escrito antes de empezar

   El notario y el requirente pactarán por escrito los honorarios notariales, si alguno. El requirente es responsable directamente del pago de los gastos, costas y desembolsos del trámite, así como de los honorarios de opiniones periciales que el notario pueda requerir. Y ojo con esto: en todas las situaciones en que cese la intervención del notario, este podrá cobrar los honorarios correspondientes a los devengados hasta ese momento. La ley no fija tarifas — por eso no publicamos ninguna.

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   Paso 4: Sabe qué hace el notario y en qué plazos

   El trámite se inicia mediante requerimiento. El notario debe notificar al Registro General de Competencias Notariales el inicio de su intervención dentro de tres (3) días laborables de haber firmado el contrato de servicios profesionales —término de estricto cumplimiento—; reunir la documentación; calificar y determinar si los documentos reúnen los requisitos exigidos; y, si procede, hacer constar en un acta notarial tu nombre y apellidos, las diligencias efectuadas, las declaraciones recibidas y los documentos examinados, y la declaración de los hechos y del derecho. Debe además preparar un expediente con las declaraciones juradas, los documentos, las notificaciones y un índice, y remitir la notificación de su determinación al Registro dentro de setenta y dos (72) horas.

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   Paso 5: Cuenta los 30 días del Ministerio Público cuando aplique

   En los asuntos en que entre los interesados haya menores o incapacitados judicialmente, o se solicite el cambio de nombre o apellido, o se trate de asuntos ad perpetuam rei memoriam o de declaración de ausencia simple, el notario notificará el trámite al Ministerio Público por correo certificado o por mensajero con acuse de recibo. Transcurridos treinta (30) días de la notificación sin que se haya hecho constar oposición por escrito, el notario continúa su intervención, haciéndolo constar en el acta con evidencia fehaciente de la notificación. El notario también puede comparecer personalmente a las oficinas del Ministerio Público y requerir su parecer, haciéndolo constar en el acta. La oposición del Ministerio Público basta para que cese la actuación del notario.

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   Paso 6: Sabe cuándo el notario tiene que parar

   El Artículo 6 lista los supuestos de cese: si el notario concluye, tras calificar los documentos, que no procede hacer la declaración solicitada, te devolverá todos los documentos, te explicará el motivo y notificará al Registro dentro de tres días laborables. También cesa si no recibió en un plazo razonable la información o documentación necesaria; si surgiere oposición fundamentada del Ministerio Público en los casos que la requieren; si surgiere controversia u oposición entre quienes demuestren tener interés legítimo; si se solicitare el cese voluntario por el requirente o a iniciativa del notario; o si tuviere conocimiento de que el asunto se está tramitando en el tribunal. En todos esos casos, tú y el notario deben cumplir lo acordado sobre los honorarios.

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   Paso 7: Entiende el efecto: no es cosa juzgada

   El Artículo 9 marca la diferencia más importante con la vía judicial: el resultado de la actuación notarial en asuntos de competencia notarial no tendrá efecto de cosa juzgada. No obstante, gozará de una presunción de corrección, por lo que quien la impugne tendrá el peso de la prueba. Es un resultado sólido y utilizable, pero no idéntico a una sentencia. Tenlo en cuenta al escoger la vía si anticipas que alguien pueda impugnarlo.

Ante cualquier abogado notario admitido por el Tribunal Supremo de Puerto Rico. El control del sistema está en el Registro General de Competencias Notariales, adscrito a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) y administrado por su Director bajo la supervisión del Juez Presidente del Tribunal Supremo: allí se notifican los inicios, los ceses y las determinaciones, y su Director puede expedir certificaciones —incluso negativas— por cinco (5) dólares, que pueden emitirse por vía electrónica. El Juez Presidente puede consolidar en ese Registro el Registro de Informes Notariales y el Registro de Testamentos de la Ley Notarial de 1987 y el Registro de Poderes de la Ley 62 de 1937.

• Creer que cualquier trámite se puede hacer ante notario: la ley enumera cinco asuntos y nada más.
• Pensar que el notario sustituye al tribunal obligatoriamente: la competencia es concurrente y tú escoges.
• Esperar el mismo efecto que una sentencia: el resultado notarial no tiene efecto de cosa juzgada, aunque goza de presunción de corrección.
• No pactar los honorarios por escrito, que es lo que la ley exige.
• No saber que si el trámite cesa el notario puede cobrar lo devengado hasta ese momento.
• Ocultar que el asunto ya está en el tribunal: es una causal expresa de cese de la intervención notarial.
• No contar los 30 días del Ministerio Público en los casos que lo requieren (menores, incapacitados, cambio de nombre, ad perpetuam, ausencia simple).
• Olvidar que toda manifestación esencial que le hagas al notario debe ser bajo juramento.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Poder Judicial de Puerto Rico

  Poder Judicial

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