Cómo saber si alguien dejó testamento, poder o capitulaciones

La Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) del Poder Judicial administra varios registros notariales y expide certificaciones sobre lo que consta en ellos. El Registro de Testamentos dice si una persona otorgó testamento; es el registro al que se acude tras un fallecimiento para saber si hay uno, y el propio registro admite certificaciones acreditativas o negativas, es decir, que también sirve para acreditar que no consta ninguno. El Registro de Poderes acredita la existencia de un poder. El Registro de Capitulaciones Matrimoniales acredita si una pareja otorgó capitulaciones. Las certificaciones que emite la ODIN contienen un código de validación y un código QR que permiten comprobar su integridad y seguridad.

La parte peticionaria tiene que ser una persona con legítimo interés en la certificación solicitada. Para el Registro de Testamentos hay una regla adicional y absoluta: si la persona testadora no ha fallecido, solo ella puede presentar una solicitud de certificación, y terceras personas no están autorizadas a hacer ese trámite. Cuando la persona ya falleció, los documentos que hay que acompañar dependen de tu relación con quien falleció. Si actúas representando a una persona con legítimo interés, tienes que cumplir con todos los requisitos de la persona a quien representas y además acompañar un documento firmado por ella autorizándote a hacer el trámite. Si la presentación no cumple con todo lo necesario —faltan documentos, faltan valores—, la solicitud será denegada.

• Ser una persona con legítimo interés en la certificación solicitada.Verificado con la fuente oficial
• Registro de Testamentos: si la persona testadora no ha fallecido, solo ella puede presentar la solicitud. Terceras personas no están autorizadas.Verificado con la fuente oficial
• Un sello de rentas internas de $5.00 bajo el código 5120, digitalizado (físico escaneado) o digital, adquirido en la plataforma Colecturía Digital.Verificado con la fuente oficial
• Si presentas por correo electrónico: una sola certificación por correo enviado, documentos en PDF o JPEG en blanco y negro, cada uno de 1 MB o menos, y un máximo de cinco documentos por solicitud.Verificado con la fuente oficial
• El canal de correo electrónico es para personas de la comunidad. No está disponible para abogados y notarios activos en el RUA, que solicitan y reciben la certificación por la herramienta SIGNO Notarial.Verificado con la fuente oficial

• El formulario que corresponda, cumplimentado y firmado: Solicitud de Certificación Acreditativa o Negativa de Testamento (OAT 1572), Solicitud de Certificación Acreditativa de Poder (OAT 1573), o Solicitud de Certificación de Capitulaciones Matrimoniales (OAT 1842).
• Copia de un documento de identificación vigente con firma y foto expedido por las autoridades competentes de Puerto Rico o de Estados Unidos. Si no eres persona norteamericana, copia del pasaporte expedido por la autoridad competente de tu país de origen.
• Para el Registro de Testamentos cuando la persona falleció: copia del Certificado de Defunción del causante.
• Además, según tu relación con quien falleció: hijo o hija, copia de tu Certificado de Nacimiento; nieto o nieta, tu Certificado de Nacimiento y el Certificado de Defunción del padre o madre que era hijo del causante; viudo o viuda, copia del Certificado de Matrimonio, salvo que el nombre surja del Certificado de Defunción.
• Si actúas por una persona con legítimo interés: todos los documentos que le corresponderían a ella, más un documento firmado por esa persona autorizándote a realizar el trámite.
• Si prefieres recibirla por correo postal: un sobre predirigido y prefranqueado del tamaño adecuado y con el franqueo correspondiente.

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   Paso 1: Identifica cuál de los tres registros te contesta

   Registro de Testamentos: si una persona otorgó testamento. Emite certificaciones acreditativas o negativas, así que también sirve para acreditar que no consta ninguno. Registro de Poderes: si existe un poder. Registro de Capitulaciones Matrimoniales: si una pareja otorgó capitulaciones. Cada uno tiene su formulario: OAT 1572, OAT 1573 y OAT 1842 respectivamente.

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   Paso 2: Comprueba que puedes pedirla

   Tienes que ser persona con legítimo interés. Y para el testamento hay un corte absoluto: si la persona testadora está viva, solo ella puede pedir la certificación; nadie más. Si ya falleció, los documentos que acompañas dependen de tu parentesco, y esa lista está en la sección de documentos de esta guía.

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   Paso 3: Consigue el sello de $5.00 código 5120

   Vale para los tres registros. Puede ser un sello físico escaneado o uno digital adquirido en la plataforma Colecturía Digital. Es por certificación: si pides dos, son dos sellos.

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   Paso 4: Escoge cómo presentarla

   En papel, en las instalaciones de la ODIN —Piso 3 del Centro Judicial de San Juan— o en el Archivo Notarial del Distrito Notarial de Ponce, en Las Américas Commercial Park. Por correo postal a PO Box 190860, San Juan, PR 00919-0860. O por correo electrónico; para testamentos, a certificacionestestamentos@poderjudicial.pr.

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   Paso 5: Si vas por correo electrónico, respeta el formato

   Una solicitud por correo enviado: si mandas un correo con dos o más solicitudes, no se procesa. Todos los documentos en PDF o JPEG, en blanco y negro. Cada documento de 1 MB (1,000 KB) o menos. Máximo cinco documentos por solicitud. Y este canal es para personas de la comunidad: los abogados y notarios activos en el RUA usan SIGNO Notarial.

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   Paso 6: Recíbela y valídala

   Puedes recogerla personalmente, recibirla por correo postal —para eso hay que suministrar el sobre predirigido y prefranqueado— o recibirla en la dirección de correo electrónico desde la que enviaste la solicitud. La certificación trae un código de validación y un código QR: se comprueba con un lector de QR o entrando el código en la plataforma de validación de certificaciones del Poder Judicial.

En la ODIN, Piso 3 del Centro Judicial de San Juan, o en el Archivo Notarial del Distrito Notarial de Ponce. Por correo postal a PO Box 190860, San Juan, PR 00919-0860. Por correo electrónico, según el registro. Para más información, la ODIN atiende al (787) 763-8816, extensiones 5360 o 5369, y en OficinaDirectorODIN@poderjudicial.pr.

• Pedir la certificación de testamento de una persona viva: solo ella puede solicitarla.
• Mandar dos o más solicitudes en un mismo correo electrónico: no se procesa ninguna.
• Enviar documentos a color, en otro formato, o de más de 1 MB por el canal de correo electrónico.
• Olvidar el sello de $5.00 bajo el código 5120, que es la causa típica de denegatoria.
• Pedir recibirla por correo postal sin suministrar el sobre predirigido y prefranqueado.
• Ser abogado o notario activo en el RUA y usar el correo electrónico en vez de SIGNO Notarial.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Poder Judicial de Puerto Rico

  Poder Judicial

  poderjudicial.pr

• Certificaciones del Registro de Poderes

  Poder Judicial

  poderjudicial.pr

• Certificaciones del Registro de Capitulaciones Matrimoniales

  Poder Judicial

  poderjudicial.pr

• Validación de certificaciones del Poder Judicial

  Poder Judicial

  poderjudicial.pr