Cómo registrar una LLC o corporación en Puerto Rico

Registrar una LLC (compañía de responsabilidad limitada) o una corporación es crear una persona jurídica separada de ti. A partir de ese momento la entidad puede tener su propio nombre, sus propias cuentas y sus propias obligaciones, y en términos generales separa el patrimonio del negocio del patrimonio personal de sus dueños. El trámite se hace ante el Departamento de Estado, que mantiene el Registro de Corporaciones y Entidades. La LLC y la corporación no son lo mismo: se gobiernan distinto y tributan distinto, y esa decisión conviene consultarla con un contable (CPA) o un abogado antes de radicar, porque cambiarla después es más trabajoso que escogerla bien desde el principio.

Cualquier persona mayor de edad puede organizar una entidad en Puerto Rico, y no hace falta ser residente ni ciudadano estadounidense para ser dueño. Lo que sí exige el registro es que la entidad tenga un agente residente en Puerto Rico con dirección física en la isla, que es quien recibe notificaciones legales a nombre de la entidad. Las entidades ya organizadas fuera de Puerto Rico que quieran operar aquí no se organizan de nuevo: se inscriben como entidad foránea, que es un trámite distinto dentro del mismo registro.

• Un nombre para la entidad que esté disponible en el Registro de Corporaciones y que no se confunda con uno ya inscrito.
• Un agente residente en Puerto Rico con dirección física en la isla, autorizado a recibir notificaciones legales a nombre de la entidad.
• Una dirección física y una dirección postal para la entidad.
• La información de las personas organizadoras, y de los miembros, socios gestores o directores según el tipo de entidad.
• Una cuenta en el sistema en línea del Departamento de Estado para radicar y dar seguimiento a la solicitud.
• Un método de pago aceptado por el sistema para los derechos de radicación que apliquen.

• Certificado de organización (LLC) o certificado de incorporación (corporación), que es el documento que se radica.
• Identificación con foto vigente de la persona que radica.
• Consentimiento o designación del agente residente, cuando el sistema lo requiera.
• Para entidades foráneas, evidencia de existencia vigente (certificate of good standing) de la jurisdicción de origen.

1. 1

   Paso 1: Decide qué tipo de entidad te conviene

   LLC y corporación se administran y tributan de forma distinta, y hay variantes (por ejemplo, corporación sin fines de lucro) con reglas propias. Esta decisión afecta tus contribuciones desde el primer día, así que vale la pena consultarla con un CPA o un abogado antes de radicar y no después.

2. 2

   Paso 2: Verifica que el nombre esté disponible

   Busca el nombre en el Registro de Corporaciones antes de comprometerte con él. Un nombre demasiado parecido a uno ya inscrito se rechaza, y eso te devuelve al principio después de haber impreso rótulos o comprado un dominio. Recuerda además que estar disponible en el registro no es lo mismo que estar libre de marcas registradas.

3. 3

   Paso 3: Designa un agente residente

   El agente residente es quien recibe notificaciones legales a nombre de la entidad y tiene que tener dirección física en Puerto Rico; un apartado postal no sirve. Puedes serlo tú si vives en la isla, o puedes contratar a un tercero. Si esa dirección deja de ser buena y no la actualizas, la entidad se queda sin recibir avisos importantes.

4. 4

   Paso 4: Radica el certificado en el sistema en línea

   Crea tu cuenta en el sistema del Departamento de Estado, completa el certificado de organización o de incorporación y paga los derechos que aplican. Revisa cada campo antes de someter: los nombres, las direcciones y los números de identificación mal escritos se arrastran a todos los trámites que vienen después y corregirlos requiere una enmienda.

5. 5

   Paso 5: Guarda la evidencia de inscripción

   Cuando el registro acepta la radicación, la entidad queda inscrita y recibes evidencia con su número de registro. Guárdala: la vas a necesitar para abrir cuenta de banco, para el Registro de Comerciante y para casi cualquier permiso.

6. 6

   Paso 6: Continúa con los pasos que vienen después

   Inscribir la entidad no te autoriza a operar. Después suele hacer falta el número patronal federal (EIN) del IRS, el Registro de Comerciante en Hacienda si vas a vender bienes o servicios, y los permisos municipales y de OGPe que apliquen a tu local. Además, las entidades inscritas tienen obligaciones anuales de informe ante el Departamento de Estado; confirma cuáles aplican a tu tipo de entidad.

En línea, a través del Registro de Corporaciones y Entidades del Departamento de Estado de Puerto Rico. El sitio oficial mantiene el sistema de radicación, la búsqueda de nombres y los formularios vigentes.

• Comprar dominio, imprimir rótulos y mandar a hacer tarjetas antes de confirmar que el nombre está disponible en el registro.
• Poner un apartado postal como dirección del agente residente, cuando el registro exige una dirección física en Puerto Rico.
• Creer que con inscribir la entidad ya puedes vender, sin el Registro de Comerciante ni los permisos que apliquen.
• Escoger entre LLC y corporación por lo que alguien contó, sin consultar las implicaciones contributivas con un CPA.
• Olvidar las obligaciones anuales de informe ante el Departamento de Estado y dejar que la entidad pierda su buena situación.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento de Estado de Puerto Rico

  Departamento de Estado

  www.estado.pr.gov

• Formularios para corporaciones

  Departamento de Estado

  www.estado.pr.gov

• Registro de entidades jurídicas (en inglés)

  Departamento de Estado

  www.statedepartment.pr.gov