Consultar el Archivo General de Puerto Rico

La misión del Archivo General es recoger, custodiar, conservar y divulgar el patrimonio histórico documental de Puerto Rico, entendido como el conjunto de documentos de valor permanente que forma parte del patrimonio cultural del país y que sirven como fuente de información para la investigación de aspectos históricos, sociales, económicos, políticos, culturales y legales. Los documentos provienen de dependencias de gobierno, corporaciones públicas, municipios y colecciones privadas o particulares; el Archivo también evalúa y considera cualquier colección privada que caiga bajo los criterios de patrimonio histórico documental. Está organizado por unidades especializadas: la Sala de Estudio y Referencia, que cubre documentos, mapas, periódicos y protocolos notariales; el Archivo de Fotografía, con 150,000 registros entre fotografías, negativos, diapositivas y una colección especial de tarjetas postales; el Archivo de Música y Sonido, con unas 15,000 piezas musicales de más de 700 compositores y 10,000 grabaciones; y el Archivo de Imágenes en Movimiento, con unos 4,000 títulos fílmicos y 2,000 videocintas, incluida la Colección de la DIVEDCO con 112 títulos.

La página no publica requisitos de elegibilidad: describe los servicios que se ofrecen a la comunidad y el procedimiento para coordinar una visita. Lo que sí condiciona el servicio es la materia. Si el documento que buscas es de Ponce, San Germán, Mayagüez, Caguas o Carolina, esos municipios retienen sus documentos en sus respectivos pueblos por acuerdos y convenios con las autoridades municipales, así que no estarán en el Archivo General. Y la consulta se coordina con la unidad especializada que custodia el tipo de material que te interesa, no con el Archivo en general.

• Coordinar cita con la unidad especializada que custodia el material: las consultas en el Archivo General se realizan a través de citas.Verificado con la fuente oficial
• Dar tu nombre, teléfono y correo electrónico como solicitante del servicio, en cualquiera de los tres tipos de consulta.Verificado con la fuente oficial
• Para fondos y colecciones: la información de procedencia —fondo, serie, subserie—, el título de lo que deseas consultar, legajo, caja, expediente, páginas y cualquier otra información que ayude a identificar los documentos.Verificado con la fuente oficial
• Para un documento judicial: la Sala del Tribunal, el Distrito Judicial, el municipio, el año del caso, el número de expediente, el tipo de caso —divorcio, expropiación, adopción, ejecución testamentaria— y las partes envueltas.Verificado con la fuente oficial
• Para protocolos notariales: el nombre del notario, el número de escritura, la fecha de la escritura, el acto, el nombre de los otorgantes y el municipio.Verificado con la fuente oficial

Información pendiente de verificación.

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   Paso 1: Busca primero en los Recursos de Búsqueda

   El Archivo pide que te familiarices con sus documentos antes de escribir. En su página web hay una sección de «Recursos de Búsqueda» donde puedes identificar si el inventario, catálogo o guía del fondo o colección que quieres consultar está disponible en formato digital. Están organizados por unidad especializada y después en orden alfabético. Puedes consultar el PDF en línea o descargarlo, y buscar dentro con Ctrl + F. Llegar al correo sabiendo el nombre del fondo cambia por completo la respuesta que recibes.

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   Paso 2: Identifica cuál unidad tiene lo tuyo

   El Archivo está organizado por unidades especializadas y hay que escribirle a la que corresponda. La Sala de Estudio y Referencia cubre documentos, mapas, periódicos y protocolos notariales: referencia.archivo@icp.pr.gov, atendida por Pedro Roig, Juan Román, Orlando Abreu y José Charón. El Archivo de Imágenes en Movimiento: agpr_aim@icp.pr.gov, Marisel Flores. El Archivo de Fotografía: agpr_fotografia@icp.pr.gov, María Isabel Rodríguez. El Archivo de Música y Sonido: agpr_musica@icp.pr.gov, Marcos Nieves.

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   Paso 3: Escribe el correo con los datos que piden

   En los tres casos hace falta tu nombre, teléfono y correo electrónico. Después cambia según el material. Si buscas un fondo o colección: información de procedencia —fondo, serie, subserie—, título de lo que deseas consultar, legajo, caja, expediente, páginas y cualquier otro dato que ayude a identificar los documentos. Si buscas un documento judicial: Sala del Tribunal, Distrito Judicial, municipio, año del caso, número de expediente, tipo de caso —divorcio, expropiación, adopción, ejecución testamentaria— y partes envueltas. Si buscas un protocolo notarial: nombre del notario, número de escritura, fecha de la escritura, acto, nombre de los otorgantes y municipio.

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   Paso 4: Espera la confirmación de la cita

   La unidad te proveerá orientación sobre disponibilidad y recomendaciones para facilitar la consulta presencial o el envío de material en formato digital. Si el servicio puede ofrecerse mediante cita, el encargado de la unidad la coordinará y la confirmación te llegará por correo electrónico. No aparezcas sin ese correo: las consultas se realizan a través de citas con las unidades especializadas.

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   Paso 5: Cinco municipios no están aquí

   Vale la pena saberlo antes de escribir. El Archivo General evalúa y recibe documentación pública de aproximadamente 130 agencias gubernamentales y 73 municipios, pero no se incluyen Ponce, San Germán, Mayagüez, Caguas y Carolina: por acuerdos y convenios con las autoridades municipales, esos cinco retienen sus documentos en sus respectivos pueblos. Si lo que buscas es municipal y de uno de ellos, hay que ir al municipio.

Por correo electrónico a la unidad especializada que corresponda: referencia.archivo@icp.pr.gov para documentos, mapas, periódicos y protocolos notariales; agpr_aim@icp.pr.gov para imágenes en movimiento; agpr_fotografia@icp.pr.gov para fotografía; agpr_musica@icp.pr.gov para música y sonido. El Instituto de Cultura Puertorriqueña atiende en el 787-724-0700 y su dirección postal es Apartado 9024184, San Juan, Puerto Rico 00902-4184. El Archivo publica además Colecciones Digitales en su página.

• Presentarse sin cita: las consultas se realizan a través de citas con las unidades especializadas.
• Escribirle al Archivo en general en vez de a la unidad que custodia el material.
• Mandar el correo sin nombre, teléfono y correo electrónico del solicitante.
• Pedir un documento judicial sin la Sala, el Distrito Judicial, el municipio, el año ni el tipo de caso.
• Pedir un protocolo notarial sin el nombre del notario ni el número y la fecha de la escritura.
• Buscar documentos de Ponce, San Germán, Mayagüez, Caguas o Carolina, que esos municipios retienen.
• No revisar antes los Recursos de Búsqueda, donde muchos inventarios y catálogos ya están en digital.
• Confundir el Archivo General con el Registro Demográfico para certificados de nacimiento o defunción.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP)

  ICP

  www.icp.pr.gov