Trámite de permisos: cinco días para validar, treinta para subsanar y 180, 120 o 30 para resolver

Es el Capítulo 3.1 del Reglamento Conjunto Núm. 9473, que abre el tomo de permisos para desarrollos y negocios. Su propósito es establecer las normas para regular ante la OGPe, los Profesionales Autorizados y los municipios autónomos con jerarquía de la I a la III los procedimientos administrativos relacionados a determinaciones finales, permisos, licencias, certificaciones y cualquier trámite necesario o que incida de forma alguna en la operación de un negocio y desarrollo de proyectos en Puerto Rico, con el fin de mejorar el proceso de permisos para promover la inversión. Aplica a todos los procedimientos administrativos que se ventilen ante la OGPe, los PA y esos municipios, a tenor con las facultades delegadas en la Ley 161-2009.

El capítulo aplica a toda solicitud que evalúen la OGPe, los municipios autónomos con jerarquía de la I a la III, los Profesionales Autorizados, los Inspectores Autorizados y las Entidades Gubernamentales Concernidas. La tramitación inicia con la presentación electrónica a través del SUI en el portal único de tramitación digital, y se le asigna un número único al trámite presentado. Además de cumplir con los requisitos generales de la Regla 2.1.9 del Tomo II para la presentación de solicitudes de servicio, toda solicitud de permiso deberá cumplir con los requisitos particulares que el capítulo detalla para cada tipo de servicio. Y no se aceptará ninguna solicitud incompleta.

• Presentar la solicitud electrónicamente a través del SUI en el portal único de tramitación digital, con la que se le asignará un número único al trámite.Verificado con la fuente oficial
• Presentarla completa: el reglamento dice expresamente que no se aceptará ninguna solicitud incompleta.Verificado con la fuente oficial
• Cumplir con los requisitos generales de la Regla 2.1.9 del Tomo II y con los requisitos particulares que el capítulo detalla para cada tipo de servicio.Verificado con la fuente oficial
• Realizar el pago correspondiente, según lo establezca el Secretario Auxiliar de la OGPe mediante Orden Administrativa.Verificado con la fuente oficial
• Ante un requerimiento de subsanación en permisos discrecionales, licencias o certificaciones: someter la documentación requerida dentro de un término máximo de treinta días calendario, o solicitar treinta días adicionales antes del vencimiento.Verificado con la fuente oficial
• Una vez expedido un permiso, licencia, certificación o autorización para un uso no residencial: mantenerlo accesible para el público general y exhibido en un lugar visible del establecimiento, negocio o local; los demás permisos estarán disponibles y accesibles en todo momento durante el transcurso de la obra.Verificado con la fuente oficial

• El capítulo no lista documentos propios: fija el procedimiento y los plazos. Los documentos son los que la Regla 2.1.9 del Tomo II exige para la presentación de solicitudes de servicio y los particulares de cada tipo de permiso, licencia o certificación.
• Cuando la OGPe, el municipio o el Profesional Autorizado lo requiera como condición para expedir el permiso de construcción, de uso o el Permiso Único en proyectos por etapas: fianzas de ejecución, en lugar de la terminación de las instalaciones, servidumbres o servicios requeridos.

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   Paso 1: Todo empieza en el SUI

   La tramitación de toda solicitud a ser evaluada por la OGPe, los municipios autónomos con jerarquía de la I a la III, los Profesionales Autorizados, los Inspectores Autorizados y las Entidades Gubernamentales Concernidas inicia con la presentación electrónica de la misma a través del SUI en el portal único de tramitación digital, y se le asigna un número único al trámite presentado. Además de cumplir con los requisitos generales de la Regla 2.1.9 del Tomo II, toda solicitud debe cumplir con los requisitos particulares de su tipo de servicio. Y hay una frase corta que evita muchos malentendidos: no se aceptará ninguna solicitud incompleta. El pago lo establece el Secretario Auxiliar de la OGPe mediante Orden Administrativa; el capítulo no imprime cuantía alguna y nosotros no publicamos ninguna.

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   Paso 2: Los cinco días para validar

   La OGPe y los municipios autónomos con jerarquía de la I a la III determinarán en un plazo no mayor de cinco días laborables desde la presentación de la solicitud si la misma está completa, y notificarán al solicitante utilizando el sistema electrónico. Si está completa, se procede a validarla usando el SUI. Si se determina que está incompleta, se hará un requerimiento de subsanación identificando las deficiencias de la solicitud, los fundamentos reglamentarios o estatutarios en los cuales se basa el requerimiento, e indicando de manera general la forma y requisitos para completarla. Y viene la regla que juega a favor del solicitante: si transcurren cinco días sin que la agencia haya notificado la validación del caso o un requerimiento de subsanación, la solicitud será referida para la correspondiente evaluación. Reproducimos el texto como está impreso: la determinación se mide en «cinco días laborables» y el silencio en «cinco días».

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   Paso 3: La subsanación: treinta días, más treinta

   Si te hacen un requerimiento de subsanación en casos de permisos discrecionales, licencias o certificaciones, tendrás un término máximo de treinta días calendario para someter la documentación requerida, y la solicitud de servicio permanecerá abierta ese mismo término. Transcurrido el plazo sin que se subsane, se cargue y se devuelva a la OGPe de forma electrónica todos los documentos requeridos, el sistema de radicación procederá con el archivo de la solicitud. No todo está perdido si eso pasa: la OGPe podrá aprobar medidas administrativas para la reactivación de los casos archivados por concepto de subsanación. Pero es mucho mejor no llegar ahí, y para eso el reglamento da una salida: el solicitante, previo al vencimiento de los treinta días calendario, tendrá la opción de solicitar treinta días adicionales para cumplir con los requerimientos. Y si lo que pasa es que no estás de acuerdo con lo que te piden, hay un camino distinto y muy corto: podrás recurrir dentro del término jurisdiccional de cinco días naturales, contados desde la notificación del requerimiento, a la División de Revisiones Administrativas mediante una solicitud de revisión administrativa expedita.

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   Paso 4: Ciento ochenta, ciento veinte, treinta

   Los términos máximos para la evaluación de solicitudes son tres, y todos se cuentan a partir del momento en que se dio por completada la solicitud. Los trámites discrecionales que conlleven la celebración de una vista pública o requieran una Declaración de Impacto Ambiental deberán ser evaluados y adjudicados en un término no mayor de ciento ochenta días. Los trámites discrecionales que no conlleven la celebración de una vista pública, en un término no mayor de ciento veinte días. Y los trámites de naturaleza ministerial, en un término no mayor de treinta días. Dos matices importan. Primero: el período de tiempo que demore el solicitante para contestar el requerimiento de subsanación no será incluido en el cálculo del término con el cual cuenta la agencia para adjudicar la solicitud —el reloj se detiene mientras la pelota está de tu lado—. Segundo: el Secretario Auxiliar de la OGPe podrá establecer o reducir los términos para cada trámite mediante Orden Administrativa, podrá añadir términos a trámites nuevos y consolidar trámites o modificar términos.

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   Paso 5: El municipio y sus diez días

   Hay un plazo que casi nadie conoce y que puede desatascar un caso. La Oficina de Permisos del municipio, después de examinar el expediente digital, en aquellos proyectos cuya facultad de consideración es de las agencias centrales, elevará el expediente a la agencia correspondiente en un período que no excederá de los diez días siguientes a la fecha de radicación de la solicitud, para que ésta actúe acorde a la ley. Transcurrido dicho término sin que el municipio eleve la solicitud, el solicitante podrá realizar una Solicitud de Revisión Administrativa Expedita. Y una regla adicional para quien radica al amparo de la Ley Núm. 135 de 1967, la Ley de Certificación de Planos o Proyectos: la agencia no podrá requerir información adicional luego de completada la solicitud. En los demás casos sí se podrá pedir al solicitante que aclare, amplíe, corrija o suplemente información, pero esa solicitud de información no exime, extiende ni atrasa los términos provistos para aprobar o denegar el caso.

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   Paso 6: Cuándo pueden denegar un permiso ministerial

   Un trámite ministerial no es un trámite automático. El Secretario Auxiliar de la OGPe, el Profesional Autorizado o el municipio autónomo con jerarquía de la I a la III, según corresponda, podrán —en protección del interés público y tomando en consideración factores tales como la salud, seguridad u orden público, mejoras públicas, así como condiciones ambientales o arqueológicas, que hagan poco deseable la aprobación de un permiso o la recomendación de alguna entidad gubernamental— denegar la autorización del mismo. Y sobre las fianzas: la OGPe, el municipio o el PA podrán requerir, como condición para la expedición del permiso de construcción, de uso y del Permiso Único en proyectos que han de ser desarrollados por etapas, la prestación de fianzas de ejecución en lugar de la terminación de las instalaciones, servidumbres o servicios requeridos; y podrán requerir una fianza como condición cuando la naturaleza de la propuesta así lo justifique.

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   Paso 7: El permiso hay que exhibirlo

   Una vez expedido un permiso, licencia, certificación o autorización para un uso no residencial, el mismo estará accesible para el público general y exhibido en un lugar visible del establecimiento, negocio o local. Los demás permisos estarán disponibles y accesibles en todo momento durante el transcurso de la obra. Es una obligación corta pero real, y explica por qué en un local comercial los papeles suelen estar enmarcados junto a la caja.

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   Paso 8: No existen los permisos provisionales

   Ésta es la disposición que más conviene tener a mano si alguien te ofrece un atajo. El concepto de permiso provisional es uno no permitido ni contemplado por el reglamento, por ser contrario a los conceptos y propósitos de planificación; por tanto, no se expedirán permisos provisionales. La autorización de un permiso provisional será nula, y la Junta de Planificación, el municipio autónomo o la Entidad Gubernamental Concernida, según corresponda, podrá expedir una multa a quien lo posea. Hay una sola excepción, y está acotada: en el caso de los permisos de extracción de material de la corteza terrestre, la Ley Núm. 132 de 25 de junio de 1968 autoriza que en dichos permisos se permita la otorgación del permiso provisional, según se define en el Glosario de Planificación. Una nota sobre la fuente: esta regla habla de municipios «con Jerarquía I a V» mientras el resto del capítulo habla de «Jerarquía de la I a la III»; reproducimos ambas menciones como están impresas.

Toda solicitud se presenta electrónicamente a través del SUI, el portal único de tramitación digital. La evalúan la OGPe, los Profesionales Autorizados o los municipios autónomos con jerarquía de la I a la III, según lo delegado en la Ley 161-2009, los convenios de jerarquías y el propio Reglamento Conjunto. La validación y el requerimiento de subsanación se notifican por el sistema electrónico. La solicitud de revisión administrativa expedita —tanto contra un requerimiento de subsanación como cuando el municipio no eleva el expediente en diez días— se presenta ante la División de Revisiones Administrativas, conforme al Capítulo 11.1 del Tomo XI. Y el pago lo establece el Secretario Auxiliar de la OGPe mediante Orden Administrativa.

• Radicar una solicitud incompleta: el reglamento dice que no se aceptará ninguna.
• Dejar pasar los treinta días calendario de la subsanación sin pedir los treinta adicionales antes del vencimiento.
• Discutir el requerimiento de subsanación por correo en vez de acudir en cinco días naturales a Revisiones Administrativas.
• Contar el plazo de adjudicación desde que radicaste y no desde que la solicitud se dio por completada.
• Creer que el tiempo que tardas en subsanar corre contra la agencia: expresamente no se incluye en su término.
• Esperar indefinidamente a que el municipio eleve el expediente: a los diez días cabe revisión administrativa expedita.
• Suponer que un permiso ministerial es automático: puede denegarse en protección del interés público.
• Aceptar un permiso provisional: su autorización será nula y puede multarse a quien lo posea.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Oficina de Gerencia de Permisos (OGPe)

  OGPe

  docs.pr.gov

• Oficina de Gerencia de Permisos

  ogpe

  ogpe.pr.gov