Tu seguro social en la tarjeta de empleado: está prohibido, y la renuncia no puede exigirse

Es una ley de privacidad laboral, corta y con dientes. Su exposición de motivos explica el razonamiento: el Número de Seguro Social es, en su origen y propósito, **un número de cuenta de contribuyente**, diseñado para transacciones del propio Seguro Social, transacciones contributivas y de beneficios laborales, y **nunca fue diseñado como un número de identificación universal ni como una cédula del ciudadano**. Y añade la distinción que sostiene toda la ley: que se permita requerir el número para verificar la identidad de una persona **no significa que exista una obligación o una libertad de usarlo como número público de identificación, empleado, caso o registro**. La ley existe porque muchas entidades siguieron usándolo como identificación cotidiana pese a las recomendaciones de la Administración de Seguro Social y de la Comisión Federal de Comercio.

Todo empleado de una empresa privada o de una corporación pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, **independientemente de la naturaleza de su plaza o nombramiento**. Esa frase está en la ley y evita la discusión de si aplica a transitorios, irregulares o de confianza. No hay trámite previo: la prohibición pesa sobre el patrono y aplica por ley.

• Ser empleado de una empresa privada o de una corporación pública del Estado Libre Asociado, independientemente de la naturaleza de la plaza o nombramiento.Verificado con la fuente oficial
• Que el número aparezca en la tarjeta de identificación, en un lugar visible al público en general, en un documento de circulación general, o en un directorio de personal o lista similar disponible a quien no tenga necesidad o autoridad de acceso.Verificado con la fuente oficial

• La tarjeta de identificación, el directorio o el documento donde aparezca el número. La ley no exige formulario alguno del empleado: la obligación es del patrono.

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   Paso 1: Dónde no puede aparecer tu número

   El Artículo 1 pone cuatro lugares vedados en dos oraciones. Primero: **ningún patrono, de empresa privada o de corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, podrá mostrar o desplegar el Número de Seguro Social de un empleado, independientemente de la naturaleza de su plaza o nombramiento, en su tarjeta de identificación**. Segundo, en la misma oración: **ni podrá mostrar o desplegar este dato en ningún lugar visible al público en general o documento de circulación general**. Y tercero, en oración aparte: **no se podrá incluir el Número de Seguro Social en directorios de personal ni cualquier lista similar que se haga disponible a personas que no tengan necesidad o autoridad de acceso a este dato**. Nótese la vara de esa tercera regla: no es que la lista sea pública, basta con que llegue a alguien sin necesidad ni autoridad de acceso.

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   Paso 2: La renuncia que no te pueden exigir

   Es la frase más útil de la ley y conviene saberla de memoria: **estas protecciones pueden ser renunciadas, voluntariamente y por escrito, por el empleado, mas no podrá imponerse dicha renuncia como condición de empleo**. Los dos candados trabajan juntos. El primero fija la forma: la renuncia tiene que ser del empleado, voluntaria y escrita —no vale un consentimiento verbal ni una casilla marcada por otro—. El segundo fija el límite: **no puede ser condición de empleo**, así que un patrono no puede supeditar la contratación, la permanencia o un ascenso a que renuncies. Si te presentan la renuncia junto al contrato como parte del paquete, ese segundo candado es el texto que hay que citar.

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   Paso 3: Las excepciones, y su condición

   La ley no pretende borrar el número del lugar de trabajo. El Artículo 1 dice que la prohibición **no será de aplicación en cuanto al uso del Número de Seguro Social en aquellos casos y para aquellos fines en que es específicamente compulsorio por disposición especial de ley o se ha autorizado o regulado mediante ley o reglamento federal, ni para su uso para propósitos internos de verificación de la identidad, contribuciones, contratación y nóminas**. Pero esa excepción viene con una condición pegada en la misma oración: **sujeto a que el patrono tome las debidas salvaguardas para mantener su confidencialidad**. No es una licencia abierta: el uso interno legítimo sigue obligando a proteger el dato, y el Artículo 2 convierte el fallo en esa protección en una violación sancionable por sí misma.

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   Paso 4: Tachar el número no es alterar el documento

   Esta regla se adelanta a la respuesta de "no podemos modificar el documento". El Artículo 1 cierra: **cuando un documento que contenga el Número de Seguro Social de un trabajador deba ser hecho público para un fin que no requiera ese dato, será editado de modo que dicho dato sea parcial o totalmente ilegible, sin que ello se considere una alteración del contenido del documento**. Tres piezas: el disparador es que el documento deba hacerse público **para un fin que no requiere el número**; el remedio es editarlo hasta dejarlo parcial o totalmente ilegible; y la última cláusula quita el argumento de que tachar equivale a adulterar.

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   Paso 5: La multa y quién fiscaliza

   El Artículo 2 es corto y da los dos datos que hacen falta: **la violación de las disposiciones de esta Ley, incluyendo el no proteger la confidencialidad del Número de Seguro Social, conllevará multa de no menos de quinientos (500) hasta cinco mil (5,000) dólares por caso. El Departamento del Trabajo y Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico será la agencia encargada de fiscalizar el cumplimiento de esta Ley**. Dos detalles que conviene notar. La multa tiene **piso**, no solo techo: no menos de quinientos dólares. Y "incluyendo el no proteger la confidencialidad" significa que no hace falta que el número aparezca desplegado en una tarjeta: fallar en resguardarlo ya es violación.

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   Paso 6: Lo que la ley dejó al reglamento y a los convenios

   El Artículo 4 le dio al DTRH **seis (6) meses con posterioridad a la vigencia de esta Ley para establecer la reglamentación necesaria** para cumplir con el Artículo 2, y ordenó que esa reglamentación **conceda a los patronos un plazo no menor de seis (6) meses para certificar al Departamento la implementación de estas disposiciones o de un plan de trabajo con fecha cierta para lograrlo**. Ese reglamento no está en el texto de la ley y no lo publicamos. El Artículo 5 añade una cláusula de piso protector: **ninguna disposición de esta Ley se podrá entender como en menoscabo de cualquier política organizacional de un patrono, o de ningún convenio colectivo, que ya vigentes dispongan protecciones a la confidencialidad del Número de Seguro Social y sanciones por incumplimiento**. Es decir, si tu convenio colectivo o la política de tu empresa protegen más, esta ley no los rebaja.

Ante el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, que el Artículo 2 designa expresamente como la agencia encargada de fiscalizar el cumplimiento de esta Ley. Lo que no publicamos: el formulario de querella, la dirección, el teléfono, el plazo de resolución ni el contenido del reglamento que el Artículo 4 ordenó al Departamento adoptar, porque la Ley 207-2006 no los fija. Por eso el tiempo de trámite queda sin verificar.

• Firmar la renuncia porque venía con el contrato: la ley prohíbe imponerla como condición de empleo.
• Aceptar una renuncia verbal o una casilla marcada por otro: debe ser voluntaria y por escrito del propio empleado.
• Creer que la prohibición solo cubre la tarjeta: alcanza también a cualquier lugar visible al público y a los documentos de circulación general.
• Pasar por alto el directorio de personal: la ley lo prohíbe cuando se hace disponible a quien no tiene necesidad ni autoridad de acceso.
• Aceptar "es para nómina" como respuesta final: esa excepción está sujeta a que el patrono tome las debidas salvaguardas de confidencialidad.
• Aceptar que no se puede tachar el número en un documento público: la ley dice que editarlo no se considera alterar el contenido.
• Suponer que la multa es discrecional desde cero: la ley pone piso de $500 y techo de $5,000 por caso.
• Dar por perdida una protección mayor del convenio colectivo: la ley dice expresamente que no menoscaba las que ya existan.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH)

  Departamento del Trabajo

  bvirtualogp.pr.gov

• Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH)

  DTRH

  www.trabajo.pr.gov