Seguro social del estudiante: no puede ser el número de identificación

Es la ley gemela de la que protege el número de seguro social del empleado, pero para el ámbito educativo, desde el nivel elemental hasta el postgraduado. Su exposición de motivos apoya la prohibición en dos leyes federales que la ley nombra: la **FERPA** —"Family Educational Rights and Privacy Act of 1974", conocida como Enmienda Buckley—, que exige consentimiento escrito previo a la divulgación de expedientes educativos o de información relacionada con la identificación de cualquier persona, y donde la exposición de motivos señala que **los tribunales han resuelto que el número de Seguro Social está cobijado** por esa ley federal; y el **"Privacy Act of 1974"**, que según la misma exposición requiere que las instituciones educativas que solicitan el número emitan una declaración a los estudiantes acerca de cómo será utilizado. **Reproducimos esas menciones tal como la ley las hace y no describimos las leyes federales, que no leímos para esta guía.**

Cualquier estudiante de una institución educativa en Puerto Rico, pública o privada. La ley nombra el universo completo: escuelas elementales, intermedias y secundarias, universidades, colegios, escuelas tecnológicas y toda entidad autorizada, licenciada o acreditada como institución educativa. Quien puede renunciar a la protección depende de la edad: los estudiantes mayores de edad o legalmente emancipados por sí mismos, y los padres con custodia y patria potestad en el caso de los menores. En ambos casos, mediante autorización por escrito.

• Ser estudiante de una institución educativa en Puerto Rico, pública o privada, desde el nivel elemental hasta el postgraduado. La prohibición pesa sobre la institución y aplica por ley.Verificado con la fuente oficial
• Para renunciar válidamente a la protección: ser estudiante mayor de edad o legalmente emancipado, o ser padre o madre con custodia y patria potestad del menor, y hacerlo mediante autorización por escrito.Verificado con la fuente oficial

• La lista, el directorio, la tarjeta o el documento donde aparezca el número. La ley no exige formulario alguno del estudiante para invocar la protección: la obligación es de la institución.

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   Paso 1: Los usos prohibidos, uno por uno

   El Artículo 1 no habla en abstracto: nombra las escenas. Ninguna institución educativa podrá mostrar o desplegar el número de Seguro Social de un estudiante **en un lugar u objeto visible al público en general con el propósito de identificarlo**; ni para **colocar o publicar listas de notas**; ni en **listas de estudiantes matriculados en cursos**; ni en **cualquiera otra lista entregada a maestros**; ni incluirlo en **directorios de estudiantes ni cualquier lista similar**, salvo para uso interno confidencial; ni **hacerlo accesible a ninguna persona que no tenga necesidad o autoridad de acceso a este dato**. Conviene fijarse en la cuarta: "cualquiera otra lista entregada a maestros" no exige que sea pública, basta con que circule.

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   Paso 2: La renuncia: quién puede darla y qué no puede condicionarse

   La ley separa dos cosas que suelen confundirse. Primero, **quién** puede renunciar: **estas protecciones pueden ser renunciadas, voluntariamente, por estudiantes mayores de edad o legalmente emancipados o por los padres con custodia y patria potestad de los menores mediante autorización por escrito**. Segundo, **qué no puede exigirse a cambio**, y aquí la ley da una lista de cuatro que conviene conocer completa: **no podrá imponerse dicha renuncia como condición de matrícula, graduación, transcripción de notas o créditos o prestación de servicios**. Si una institución condiciona la entrega de una transcripción de créditos a que firmes la renuncia, esa lista de cuatro es el texto exacto que hay que citar.

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   Paso 3: Cuándo sí puede usarse el número

   El Artículo 1 cierra con las excepciones, y son distintas de las del ámbito laboral, así que conviene leerlas tal cual: la prohibición **no será de aplicación en cuanto al uso del número de Seguro Social en aquellos casos en que esté requerido o autorizado por ley o reglamentación federal**, ni para su uso **para propósitos internos de verificación de la identidad, convalidaciones, empleo, contribuciones o asistencia económica**, sujeto a que la institución o las instituciones involucradas **mantengan su confidencialidad**. La palabra "convalidaciones" está en la ley y cubre el trasiego de créditos entre instituciones; "asistencia económica" cubre los procesos de ayuda financiera. En todos esos casos el uso es interno y la confidencialidad sigue siendo obligatoria.

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   Paso 4: Tachar el número no es alterar el documento

   La regla es la misma que en el ámbito laboral, pero con una frase propia que conviene leer: **cuando un documento que contenga un número de Seguro Social deba ser hecho público, fuera del contexto de confidencialidad académica, será editado de modo que dicho dato sea parcial o totalmente ilegible, sin que ello se considere una alteración del contenido del documento**. La expresión "fuera del contexto de confidencialidad académica" es la que fija el disparador: si el documento sale de ese ámbito protegido, hay que tachar el número, y hacerlo no es adulterar el documento.

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   Paso 5: La multa y quién la impone

   El Artículo 2 dispone que **la violación de las disposiciones de esta Ley, incluyendo el no proteger la confidencialidad del número de Seguro Social, conllevará multa administrativa de no menos de quinientos (500) hasta cinco mil (5,000) dólares, a ser impuesta por la entidad reglamentadora de la institución**. Y añade una facultad expresa: **se faculta al Consejo de Educación de Puerto Rico a imponer multas administrativas por incumplimiento con estas disposiciones**. Aquí hay que reproducir una anotación de la OGP y no ir más allá de ella: la compilación anota, en este mismo artículo y también en el Artículo 1, que el Consejo de Educación de Puerto Rico fue **sustituido por la "Junta de Instituciones Postsecundarias" adscrita al Departamento de Estado por la Ley 212-2018, "Ley de Registro y Licenciamiento de Instituciones de Educación"**. Reproducimos la nota tal como la da la OGP; **no describimos la Ley 212-2018, que no leímos**. Nótese además que el artículo dirige la multa a "la entidad reglamentadora de la institución", que no es la misma para una escuela elemental pública que para una universidad privada.

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   Paso 6: El plazo que se les dio para cumplir

   El Artículo 4 fijó la transición: **las agencias, en este caso el Consejo de Educación de Puerto Rico, así como las instituciones educativas en todos los niveles, públicas o privadas, tendrán seis (6) meses con posterioridad a la vigencia de esta Ley, para certificar a su respectiva entidad reglamentadora la implantación de estas disposiciones o de un plan de trabajo para lograrla al inicio del siguiente año académico**. Y el Artículo 5 dispuso que la ley entrara en vigor noventa (90) días después de su aprobación. Son fechas de arranque, ya cumplidas; las citamos porque explican la estructura de "certificar ante la entidad reglamentadora" que el Artículo 2 usa para las multas.

Ante la entidad reglamentadora de la institución, que es a quien el Artículo 2 le da la facultad de imponer la multa administrativa, y que no es la misma para una escuela pública que para una universidad privada. La ley faculta expresamente al Consejo de Educación de Puerto Rico, y la OGP anota que ese Consejo fue sustituido por la Junta de Instituciones Postsecundarias adscrita al Departamento de Estado mediante la Ley 212-2018; reproducimos esa nota sin describir la ley sustituyente. Lo que no publicamos: el formulario de querella, la dirección, el teléfono, el plazo de resolución ni el reglamento de ninguna de esas entidades, porque la Ley 186-2006 no los fija. Por eso el tiempo de trámite queda sin verificar.

• Firmar la renuncia para poder matricularte o recibir una transcripción: la ley prohíbe imponerla como condición de matrícula, graduación, transcripción de notas o créditos, o prestación de servicios.
• Creer que un menor puede renunciar por sí mismo: la renuncia la dan los padres con custodia y patria potestad, por escrito.
• Pensar que la prohibición solo cubre lo publicado en un tablón: alcanza también a cualquier lista entregada a maestros y a los directorios de estudiantes.
• Aceptar el número como identificación rutinaria del estudiante: la exposición de motivos recuerda que nunca fue diseñado como número de identificación universal.
• Aceptar "es para convalidaciones" sin más: esa excepción es para uso interno y está sujeta a mantener la confidencialidad.
• Aceptar que no se puede tachar el número en un documento que sale del contexto de confidencialidad académica: editarlo no se considera alterar el contenido.
• Buscar la multa en una sola agencia: la impone la entidad reglamentadora de la institución, que varía según el tipo de institución.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento de Estado de Puerto Rico

  Departamento de Estado

  bvirtualogp.pr.gov

• Departamento de Estado de Puerto Rico

  Estado

  www.estado.pr.gov

• Departamento de Educación de Puerto Rico

  Educación

  de.pr.gov