Registro de Inmunización: pedir tu récord de vacunas y corregir un error

Es la base de datos del Departamento de Salud donde se recoge la información demográfica y el historial de todas las vacunas administradas a niños, adolescentes y adultos en Puerto Rico. La ley lo ubica en la División de Inmunización del Departamento y ordena mantenerlo. Dos conexiones definen cómo funciona: el Registro **deberá estar vinculado al Registro Demográfico de Puerto Rico de forma tal que al registrarse un nacimiento se cree un expediente de inmunización**, y deberá tener capacidad de interactuar e intercambiar información con el Puerto Rico Medicaid Management and Information System (PRMMIS), cumpliendo los requisitos del Center for Medicare and Medicaid Services (CMS).

Toda persona, respecto de su propia información. La ley extiende el derecho a la información **de sus hijos menores de edad y de personas bajo su tutela**. No hay requisito de edad, de plan médico ni de haberse vacunado en un lugar específico: el Registro recoge las vacunas administradas a niños, adolescentes y adultos en Puerto Rico.

• Pedir información propia, o la de un hijo menor de edad o de una persona bajo tu tutela. La ley reconoce el derecho a inspeccionar y a solicitar copia en esos tres supuestos.Verificado con la fuente oficial
• Para corregir un error, identificar al proveedor de salud que administró la vacuna: la ley dirige la solicitud de rectificación a ese proveedor.Verificado con la fuente oficial

• El certificado de vacunación o P-VAC-3, que la ley define como el formulario provisto por el Departamento de Salud, firmado por el médico, el farmacéutico autorizado certificado o el profesional de la salud que administre la vacuna, que certifica que una persona ha sido vacunada contra determinada enfermedad. La ley dice que puede ser en formato de papel o electrónico, a través del portal del Departamento de Salud y del Registro de Inmunización.

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   Paso 1: Tu derecho a ver y a copiar

   El Artículo 6 lo dice en una oración: **toda persona podrá inspeccionar y solicitar copia de la información suya contenida en el Registro y la de sus hijos menores de edad y de personas bajo su tutela**. Son dos verbos distintos —inspeccionar y solicitar copia— y tres titulares: uno mismo, los hijos menores y las personas bajo tutela. La misma oración añade la vía de corrección, que tratamos aparte. La ley cierra el artículo diciendo que **el Secretario establecerá mediante reglamentación todo lo concerniente a las medidas de seguridad y niveles de acceso a la información contenida en el Registro**; ese reglamento no está en la ley y no lo publicamos, así que no publicamos el formulario, el portal, el costo de la copia ni cuánto tarda.

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   Paso 2: Si hay un error, se lo pides al proveedor

   Este es el detalle práctico que ahorra vueltas. La ley no dice que uno le pida la corrección al Departamento de Salud: dice que, **de entender que existe un error, podrá solicitar al proveedor de salud que administró la vacuna que rectifique la información del Registro**. La ley define "proveedor" como un profesional de la salud, farmacia o farmacéutico, o instalación de cuidado de la salud debidamente autorizado y licenciado a prestar servicios de cuidado de la salud en Puerto Rico. Es decir: la clínica, la farmacia o el pediatra que puso la vacuna es a quien hay que ir. Y hay una razón de sistema detrás: el Artículo 5 dice que el deber principal de reportar es del proveedor, y que éste deberá asegurarse de que la información sea reportada y de que la información reportada sea correcta.

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   Paso 3: El Registro vale como prueba

   El Artículo 6 dice que el Registro divulgará la información relacionada a inmunización de la persona **a proveedores de salud, a las escuelas o centros de cuidado diurno donde la persona esté matriculada**. Y añade la consecuencia: **la información contenida en el Registro de Inmunización será prueba fehaciente de las vacunas administradas a una persona**, por tal razón cualquier proveedor de salud o institución educativa **podrá descansar en la información contenida en el Registro para determinar si la persona cumple con los requisitos de inmunización por cualquier ley o reglamento**. Eso es lo que resuelve el caso de haber perdido el papel: el dato está en el Registro y la escuela puede descansar en él.

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   Paso 4: Un expediente que nace con el nacimiento

   El Artículo 3 ordena al Departamento mantener su Registro de Inmunización, denominado Registro de Inmunización de Puerto Rico, adscrito a la División de Inmunización, con el fin de recopilar la información demográfica y el historial de todas las vacunas administradas a niños, adolescentes y adultos en Puerto Rico. Y pone dos requisitos de arquitectura: **el Registro deberá estar vinculado al Registro Demográfico de Puerto Rico de forma tal que al registrarse un nacimiento se cree un expediente de inmunización en el Registro de Inmunización**; y deberá tener la capacidad de interactuar e intercambiar información con el PRMMIS, cumpliendo cualquier requisito establecido por el CMS.

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   Paso 5: Qué se reporta de ti, y en cuánto tiempo

   El Artículo 4 pone el deber en dos capas. La primera es del proveedor: **en un término no mayor de quince (15) días, todo proveedor de salud que administre vacunas deberá, en cada ocasión que administre una vacuna, informar al Registro**. La ley lista qué información, sin limitarse a ella: nombre, apellidos, sexo, teléfono y dirección de la persona vacunada; fecha y lugar de nacimiento, incluyendo el hospital de nacimiento si aplica; código postal y municipio de residencia; número de seguro social como número universal; fecha de la vacunación; el tipo específico de vacuna administrada en esa fecha, **incluyendo el manufacturero y el número de lote**; y la organización de servicios de salud o aseguradora cuya cubierta se está utilizando, si aplica. En el caso de personas menores de dieciocho (18) años, también se reporta el nombre, dirección y teléfono de la madre y el padre con sus dos apellidos, o de los tutores legales. La segunda capa es del pagador: **trimestralmente, toda organización de servicios de salud o aseguradora, auto asegurado, tercero administrador de servicios o plan de salud debe compartir con el Registro cada vacuna que se le administra bajo la cubierta a uno de sus asegurados durante el pasado trimestre, sin que pueda delegar esta función o exigirla para efectos de contratación al proveedor o administrador de la vacuna**. El Secretario dispone por orden administrativa el calendario de esas fechas trimestrales.

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   Paso 6: Cuando los datos no cuadran

   El Artículo 5 monta un cotejo entre las dos fuentes. El Registro debe poder reconciliar la información recibida de los proveedores con la recibida de las aseguradoras, auto asegurados, terceros administradores o planes de salud, **de forma tal que se puedan detectar discrepancias**. Cuando se detecta una, **el Departamento notificará a ambas partes sobre la existencia de dicha discrepancia dándoles un plazo de diez (10) días para explicar y subsanar el error u omisión a satisfacción del Secretario**. Si el proveedor no subsana o comete faltas repetidas, el Secretario podrá imponer las sanciones correspondientes, incluyendo multas administrativas, por cada ocurrencia, establecidas conforme a la reglamentación de la agencia. Si quien no cumple es una aseguradora, auto asegurado, tercero administrador o plan de salud, el Secretario le notifica y le da diez (10) días para subsanar; vencido el plazo, **refiere la situación a la Oficina del Comisionado de Seguros, quien impondrá una multa administrativa por cada incidencia** conforme a la reglamentación que la rige. La ley aclara además que nada impide que un proveedor contrate o delegue la tarea de entrar los datos en otra persona, pero **el deber principal de reportar es del proveedor**. Y ordena al Secretario establecer protocolos para identificar fraude, malversación y abuso en la administración de vacunas, y referir todo caso a las agencias de ley y orden estatales y federales, tales como la Unidad de Control de Fraude al Medicaid, el Departamento de Justicia y la Oficina del Inspector General del Departamento de Salud y Servicios Humanos federal. **No publicamos cuantías de multa: la ley las deja a la reglamentación de cada agencia.**

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   Paso 7: Privacidad y estadísticas

   El Artículo 6 abre diciendo que **toda la información contenida en el Registro deberá ser clasificada y manejada como Información Protegida de Salud (PHI) conforme a HIPAA**, la ley federal Pública 104-191 de 1996. Y cierra con una salida estadística acotada: **el Secretario compartirá con el Instituto de Estadísticas toda información recopilada en el registro que no esté prohibida su divulgación o protegida por leyes y reglamentos federales y estatales**, para fines de difusión pública, análisis demográfico o cualquier otra investigación científica. Las dos frases hay que leerlas juntas: lo que se comparte para estadística es lo que no está prohibido ni protegido.

Para inspeccionar o pedir copia, ante el Departamento de Salud, a través de su División de Inmunización, que es donde la ley ubica el Registro. Para corregir un error, ante el proveedor de salud que administró la vacuna: la ley dirige allí la solicitud de rectificación. La escuela o el centro de cuidado diurno donde la persona esté matriculada recibe la información directamente del Registro, y puede descansar en ella como prueba fehaciente. Lo que no publicamos: el formulario, el portal, la dirección o el teléfono de la División de Inmunización, el costo de una copia ni cuánto tarda, porque la Ley 169-2019 remite todo eso a la reglamentación que el Secretario debía promulgar dentro de noventa (90) días de aprobada la ley, y esa reglamentación no está en el texto legal; por eso el costo y el tiempo de trámite quedan sin verificar.

• Pedirle al Departamento de Salud que corrija el error: la ley dirige la solicitud de rectificación al proveedor que administró la vacuna.
• Creer que solo puedes ver tu propio expediente: el derecho alcanza al de tus hijos menores de edad y al de personas bajo tu tutela.
• Dar por perdido el récord porque se perdió el papel: la información del Registro es prueba fehaciente de las vacunas administradas.
• Alarmarte porque una vacuna reciente no aparece: el proveedor tiene hasta quince días para informarla al Registro.
• Aceptar que el plan médico le pase su deber de reportar al proveedor: la ley prohíbe delegarlo o exigirlo por contrato.
• No dar seguimiento a una discrepancia: el Departamento notifica a ambas partes y da diez días para explicar y subsanar.
• Suponer que la escuela necesita el papel firmado: el Registro divulga la información a las escuelas y centros de cuidado diurno donde la persona esté matriculada.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento de Salud de Puerto Rico

  Salud

  bvirtualogp.pr.gov

• Departamento de Salud de Puerto Rico

  Salud

  www.salud.pr.gov

• Oficina del Comisionado de Seguros (OCS)

  OCS

  www.ocs.pr.gov