Cómo apostillar un documento de Puerto Rico para usarlo en el extranjero

Apostillar es autenticar un documento público de Puerto Rico para que otro país lo reconozca. El Departamento de Estado explica que el propósito de la apostilla o certificación es autenticar las firmas de los funcionarios públicos que aparecen en el documento; no valida el contenido, valida que la firma es genuina. La autenticación mediante apostilla existe por el Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961, firmado en La Haya, Países Bajos, que entró en vigor el 24 de enero de 1965, y solo tiene validez entre los países firmantes. Para los países que no forman parte del Convenio, el Departamento emite una certificación en vez de una apostilla.

Aplica a ciudadanos y entidades que necesiten usar en el extranjero un documento público emitido en Puerto Rico. Lo que determina si recibes una apostilla o una certificación no eres tú, sino el país donde vas a presentar el documento: el Departamento indica que actualmente hay 103 miembros del Convenio de la Haya. Lo que sí depende de ti es llevar el documento correcto: el Departamento exige el documento o certificado original, y en el caso de las escrituras públicas, la copia certificada emitida por el notario público con los sellos correspondientes cancelados.

• Saber si el país destino firmó el Convenio de la Haya, porque de eso depende qué documento te van a emitir: apostilla para los países acogidos al Convenio, certificación para los que no. El Departamento indica que actualmente hay 103 miembros.Verificado con la fuente oficial
• El documento o certificado original. El Departamento lo exige explícitamente, y en el caso de las escrituras públicas hay que presentar la copia certificada debidamente emitida por el notario público con los sellos correspondientes cancelados.Verificado con la fuente oficial
• Si vas a apostillar un certificado de nacimiento, que sea del 1 de julio de 2010 en adelante —el azul—. Un certificado anterior a esa fecha no se acepta y hay que pedir uno nuevo al Registro Demográfico primero.Verificado con la fuente oficial
• Un sello de rentas internas de $3.00 por cada documento a certificar.Verificado con la fuente oficial

• El documento a apostillar. El Departamento nombra entre los que se apostillan o certifican: certificados de nacimiento, matrimonio y defunción; traslado de cadáveres, aves, animales y medicinas; transcripción de créditos; diplomas; certificaciones de antecedentes penales; poderes; y escrituras.
• El sello de rentas internas de $3.00 por documento. Si lo pides por correo desde fuera de Puerto Rico, el Departamento indica comprarlo con el código R5120 a través de la aplicación móvil Colecturía Digital, buscando la opción del Departamento de Estado, e imprimir el sello que llega por correo electrónico para incluirlo con los documentos.
• Si lo pides por correo, una carta que indique dónde van a ser utilizados los documentos.
• Si lo pides por correo, un sobre predirigido con la dirección exacta donde recibirás los documentos. El Departamento advierte que no tramitará ninguna solicitud cuyo franqueo esté incompleto, y recomienda validar el costo con el servicio postal.

1. 1

   Paso 1: Averigua si el país destino está en el Convenio de la Haya

   Este es el primer paso porque decide qué documento vas a recibir. Si el país firmó el Convenio de la Haya, el Departamento emite una apostilla. Si no lo firmó, emite una certificación en su lugar. No son intercambiables: pedir la equivocada significa que la entidad extranjera no te la va a aceptar. El Departamento publica en su página la lista de los 103 miembros del Convenio.

2. 2

   Paso 2: Consigue el documento original, y revisa la fecha si es un certificado de nacimiento

   El Departamento exige el original, no una fotocopia. Y hay una regla que devuelve a mucha gente: el certificado de nacimiento tiene que ser del 1 de julio de 2010 en adelante, el azul. Si el tuyo es más viejo, primero pídele una copia nueva al Registro Demográfico y después vuelves con esa. Si vas a apostillar una escritura pública, lo que se presenta es la copia certificada emitida por el notario con los sellos cancelados.

3. 3

   Paso 3: Compra un sello de $3.00 por cada documento

   El sello es por documento. Si estás fuera de Puerto Rico, el Departamento indica comprarlo por la aplicación móvil Colecturía Digital, buscando la opción del Departamento de Estado, con el código R5120; el sello llega por correo electrónico y hay que imprimirlo para incluirlo con los documentos.

4. 4

   Paso 4: Si estás en Puerto Rico, radica en el Edificio Real Intendencia

   La radicación presencial se hace en la División de Certificaciones y Reglamentos, en el primer piso del Edificio Real Intendencia. El Departamento publica en la página de apostillas un botón para obtener cita, así que conviene sacarla antes de presentarte en vez de llegar en frío.

5. 5

   Paso 5: Si estás fuera de la Isla, arma el paquete completo y avisa por correo electrónico

   Por correo el paquete lleva: los documentos originales, el sello impreso de $3.00 por documento, una carta que indique dónde se van a usar los documentos, y un sobre predirigido con franqueo suficiente. Se envía a: Departamento de Estado, Oficina de Certificaciones y Reglamentos, Apartado 9023271, San Juan, Puerto Rico 00902. Después escribe a certificaciones@estado.pr.gov poniendo en el asunto el nombre de la persona del documento a apostillar, y en el cuerpo ese nombre completo más dos teléfonos de contacto.

6. 6

   Paso 6: Guarda el número de solicitud que te llega por correo electrónico

   Después de ese correo recibirás una notificación de vuelta confirmando que lo recibieron y que están a la espera de los documentos. Esa notificación trae un número de solicitud único con el que puedes dar seguimiento y contestar pedidos de información adicional, y por ahí te mantienen actualizado del estatus. Si no te llega en un tiempo razonable, el Departamento recomienda revisar la carpeta de spam. Sin correo electrónico igual te procesan la solicitud según llegue por correo postal, pero te quedas sin número de seguimiento.

En persona, en la División de Certificaciones y Reglamentos del Departamento de Estado, primer piso del Edificio Real Intendencia, preferiblemente con cita —el Departamento publica el enlace para obtenerla en su página de apostillas—. Desde fuera de Puerto Rico, por correo postal a: Departamento de Estado, Oficina de Certificaciones y Reglamentos, Apartado 9023271, San Juan, Puerto Rico 00902, con el aviso por correo electrónico a certificaciones@estado.pr.gov.

• Pedir una apostilla para un país que no firmó el Convenio de la Haya, cuando lo que aplica es una certificación.
• Llevar un certificado de nacimiento anterior al 1 de julio de 2010: el Departamento solo acepta el azul, emitido de esa fecha en adelante.
• Presentar una fotocopia en vez del documento original, o una escritura sin la copia certificada del notario con los sellos cancelados.
• Comprar un solo sello de $3.00 para varios documentos, cuando el sello es por cada documento.
• Mandar el paquete por correo con un sobre de regreso sin franqueo suficiente, que es motivo para que no lo tramiten.
• No enviar el correo electrónico de aviso y quedarse sin número de solicitud para dar seguimiento.

Estas son las páginas del gobierno en las que se basa esta guía.

• Departamento de Estado de Puerto Rico

  Departamento de Estado

  www.estado.pr.gov

• Certificado de nacimiento — Registro Demográfico (para reemplazar uno anterior a 2010)

  Departamento de Salud

  www.salud.pr.gov